Steuern und Buchhaltung

Aufbewahrungspflichten

Neben den allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bürden Steuer- und Handelsrecht Ihnen als Unternehmer eine Reihe von Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten auf.

Insbesondere die Pflicht zur Archivierung aller steuerlich relevanten Unterlagen in elektronischer Form stellt eine Herausforderung dar, die im Zusammenhang mit künftigen Prüfungen der Finanzbehörden eine erhebliche Bedeutung gewinnen wird.

10-jährige Aufbewahrungspflicht



Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung notwendig sind und nicht schon der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, sind sechs Jahre aufzubewahren.

6-jährige Aufbewahrungspflicht



Kommen Sie den Forderungen der Finanzbehörde zur Vorlage der Unterlagen und Daten nicht nach, stellt dies eine Verletzung Ihrer steuerlichen Mitwirkungspflicht bzw. einen Verstoß gegen die formelle Vorschrift zur datenverarbeitungsgestützten Buchführung dar.


Als Folge eines solchen Verstoßes besteht seitens der Finanzbehörden die Möglichkeit,

• zur Festsetzung eines Zwangsgeldes bis zu einer Höhe von 25.000 EUR (sofern Sie Ihre Mitwirkung verweigert haben)
• zur Hinzuschätzung zu den bisher erklärten Ergebnissen mit der Folge von Steuernachzahlungen.

Die korrekte Rechnung

Als Rechnung ist jedes Dokument anzusehen, mit dem eine Leistung abgerechnet wird. Dabei kommt es nicht darauf an, wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen können sowohl auf Papier als auch - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - auf elektronischem Weg übermittelt werden.

Der Unternehmer ist zur Ausstellung von Rechnungen innerhalb von sechs Monaten verpflichtet, wenn er Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an juristische Personen erbringt.

Kassenführung

Immer wieder ist bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt die Kassenführung ein beliebtes Thema. Die Prüfer sind mit Computern und Spezialprogrammen ausgestattet, wodurch die Kassen mit wenigen Handgriffen vollständig geprüft und sachliche Fehler oder formelle Mängel aufgedeckt werden können.

Damit diese Mängel in Ihrem Unternehmen von vornherein nicht auftreten, möchten wir Ihnen nachfolgend die wichtigsten Grundlagen für eine ordnungsgemäße Kassenführung vermitteln:

• ACHTUNG - ab 2020 besteht Belegausgabepflicht und Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen ist verpflichtend
• ordnungsgemäß geführte Kasse beinhaltet sämtliche Bargeldbewegungen wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen eines Betriebes
• Ein- und Auszahlungen müssen täglich erfasst und ein Bestand ermittelt werden
• Kassenbuch muss so geführt werden, dass nachträglich keine Änderungen möglich sind
• Soll-Bestand laut Kassenbuch muss jederzeit mit Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen (sogenannte Kassensturzfähigkeit)
• Bestand laut Kassenbuch ist durch tägliches Nachzählen zu prüfen
• eventuelle Differenzen, die durchaus normal sind, müssen ausgewiesen werden

Zusammenfassend heißt das, die Eintragungen in der Kasse müssen

• vollständig
• zeitgerecht geordnet und
• formell und inhaltlich richtig
• täglich aufgezeichnet werden

Grundsätzlich ist Ihnen freigestellt, ob ein Kassenbuch manuell oder mit Hilfe eines PC geführt wird. Dazu zählen auch „virtuelle“ Kassenbücher in Kalkulationsprogrammen wie Excel.
Aber Vorsicht: Die Daten in solchen Kalkulationsprogrammen sind im Regelfall nachträglich änderbar. Somit werden diese Kassenführungen von den Betriebsprüfern nicht anerkannt.

Geschäfts- und Dienstwagen

Wird einem Arbeitnehmer, zu denen auch der Geschäftsführer einer GmbH zählt, ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte überlassen, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar, der als lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn erfasst werden muss.



Auch Gesellschafter von Personengesellschaften oder Einzelunternehmer müssen die auf Privatfahrten entfallenden Kosten des Betriebsfahrzeugs versteuern. In diesen Fällen erfolgt dies durch eine sog. Nutzungsentnahme, die in Form einer Betriebseinnahme dem Gewinn der jeweiligen Gesellschaft hinzuzurechnen ist.

Der private Nutzungsanteil kann in beiden Fällen entweder

• pauschal nach der 1%-Regelung oder
• nach der Fahrtenbuchmethode

ermittelt werden. Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen gilt dies nur, wenn das jeweilige Fahrzeug zu mindestens 50 % betrieblich genutzt wird.

1%-Methode

• für Privatfahrten pro Kalendermonat 1% vom Brutto-Listenneupreis zzgl. der Kosten für Sonderausstattungen
• Listenpreis = auf volle 100 EUR abgerundete unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung (unerheblich, dass tatsächliche Anschaffungskosten in aller Regel unter Listenpreis liegen)
• Nutzungsanteil für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte berechnet sich pro Monat mit 0,03% vom Brutto-Listenneupreis für jeden Entfernungskilometer

  
  • abzüglich der Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer 

• für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung zusätzlich 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Fahrt und für jeden Entfernungskilometer anzusetzen
  
  • 
Entfernungspauschale von 0,30 EUR je Entfernungskilometer (ab 21. km 0,35 €) darf abgezogen werden

  • allerdings nur eine Fahrt pro Woche begünstigt, bei jeder weiteren Fahrt kein Abzug der Entfernungspauschale

Fahrtenbuch

• alternativ kann Fahrtenbuch geführt und Privatnutzung an Hand der tatsächlichen Kosten berechnet werden
• Fahrtenbuch soll Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen
• muss für das gesamte Kalenderjahr geführt werden, repräsentativer Zeitraum reicht nicht aus
• wird es nicht ordnungsgemäß geführt und vom Finanzamt nicht anerkannt, kommt es im Falle einer Betriebsprüfung zu erheblichen Steuernachzahlungen
• muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  
  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt

  • Reiseziel
  • 
Reisezweck und ggf. aufgesuchte Geschäftspartner

• jedoch zahlreiche weitere Besonderheiten und Ausnahmen, bspw. beim Besuch von mehreren Geschäftspartnern bei einer Fahrt

Gewinnermittlung

Die Einkünfte eines Unternehmens können grundsätzlich entweder durch Betriebsvermögensvergleich oder Einnahmen-Überschussrechnung bestimmt werden. Daneben kennt das Steuerrecht bei Land- und Forstwirten die Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen und die Tonnage-Besteuerung für die Besteuerung des Betriebs von Handelsschiffen im internationalen Verkehr.
Betriebsvermögensvergleich

Nach dem Betriebsvermögensvergleich ergeben sich die Einkünfte (Gewinn oder Verlust) eines Wirtschaftsjahres wie folgt:
      
Betriebsvermögen zum Ende des Wirtschaftsjahres
- Betriebsvermögen zum Ende des vorangegangenen Wirtschaftsjahres
+ Entnahmen des Wirtschaftsjahres
- Einlagen des Wirtschaftsjahres
= Einkünfte des Wirtschaftsjahres (nach dem Betriebsvermögensvergleich)


• findet nur Anwendung auf buchführungspflichtige oder freiwillig buchführende Gewerbetreibende
• Buchführungspflicht entweder auf Grund handelsrechtlicher Vorschriften (eingetragener Kaufmann, KG, OHG, GmbH und UG) oder originärer steuerlicher Verpflichtung (Umsätze > 600.000 EUR oder Gewinn aus Gewerbebetrieb > 60.000 EUR)
• steht selbständig Tätigen (und Land- und Forstwirten) frei, freiwillig Bücher zu führen

Einnahmen-Überschussrechnung


Steuerpflichtige, die weder nach Handels-, noch nach Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind und auch freiwillig keine Bücher führen, können Ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung (kurz: EÜR) ermitteln.

• Unterschied zum Betriebsvermögensvergleich = Zufluss-Abflussprinzip bei der Gewinnermittlung durch EÜR
• Betriebseinnahmen und -ausgaben wirken sich erst im Kalenderjahr der tatsächlichen Zahlungsmittelzuflüsse bzw. -abflüsse aus
• Forderungen und Verbindlichkeiten daher nicht zu erfassen
• weiterer Unterschied = Umsatzsteuer ist zu den steuerpflichtigen Betriebseinnahmen, gezahlte Vorsteuerbeträge und Umsatzsteuer-Vorauszahlungen zu den Betriebsausgaben zu rechnen

Die Umsatzsteuer, allgemein auch als Mehrwertsteuer bezeichnet, ist - wie der Name verrät - als Steuer auf (fast) jeden getätigten Umsatz zu erheben, also z. B. immer dann, wenn Sie als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen verkaufen.



Kaufen Sie im Gegenzug Waren oder Dienstleistungen bei einem Unternehmen ein, können Sie die auf der Rechnung ausgewiesen Umsatzsteuer, sofern es sich um eine korrekte Rechnung handelt, als Vorsteuer abziehen. Der unternehmerische Verbrauch bleibt damit in der Unternehmerkette aufkommensneutral. Im Endeffekt wird somit nur dann Umsatzsteuer fällig, wenn es sich um privaten Verbrauch (Letztverbrauch) handelt.

• allgemeiner Umsatzsteuersatz = 19 %
• ermäßigter Umsatzsteuersatz = 7 %
• aber auch im Umsatzsteuergesetz zahlreiche Ausnahmen und Befreiungen von der Umsatzsteuer


Der Unternehmer hat für seine Umsätze an das Finanzamt die Umsatzsteuer, abzüglich der Vorsteuer, im Rahmen der regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldung abzuführen. Für Existenzgründer ist eine solche Voranmeldung in den ersten zwei Kalenderjahren monatlich zu erstellen, und zwar bis zum 10. Tag des nachfolgenden Kalendermonats.

Können Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens bereits abschätzen, dass Ihre Umsätze im ersten Jahr 22.000 € und im 2. Geschäftsjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht überschreiten werden, unterliegen Sie grundsätzlich der sogenannten Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG.

• Sie sind von Abgabe der USt-Voranmeldung befreit
• Sie brauchen keine Umsatzsteuer abführen, können jedoch auch keine Vorsteuer geltend machen
• dann nachteilig, wenn Sie umsatzsteuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen von anderen Unternehmern einkaufen (z.B. teure Investitionen in den Aufbau eines Maschinenbestandes)  sie bekommen die Vorsteuer nicht erstattet
• diesbezüglich könnte Verzicht auf Kleinunternehmerregelung vorteilhaft sein

Einkommensteuer – für Einzelunternehmen und alle Personengesellschaften

Der Gewinn von Personengesellschaften unterliegt (anders als bei Kapitalgesellschaften) keiner eigenen Steuerart. Im Steuerrecht spricht man vom sog. Transparenzprinzip, d.h. der Gewinn des Einzelunternehmens oder der Personengesellschaft wird erst auf der Ebene der Gesellschafter in Höhe ihres jeweiligen Gewinnanteils, individuell mit dem jeweiligen Einkommensteuersatz zzgl. Solidaritätszuschlag, besteuert.

• Gewinn von Personengesellschaften wird grundsätzlich im Jahr des Anfallens besteuert
• Gewinn = hoch  Steuerlast eines jeden Gesellschafters erhöht sich aufgrund des progressiven Einkommensteuertarifs
• Verlust  vermindert die Einkommensteuerbelastung der Gesellschafter, ggf. sogar bis auf null
• im Steuerrecht kein Grundsatz ohne Ausnahme: Möglichkeit seit 2008, Jahresgewinn einer Personengesellschaft nicht zu entnehmen (zu thesaurieren) und mit 28,25 % zu besteuern

  
  • bei Entnahme wird Gewinn in Form einer Nachversteuerung erneut mit 25 % versteuert
  • 
sog. Thesaurierungsbegünstigung (Klärung, ob wirklich „günstiger“, nur im persönlichen Gespräch)

• weitere Einkünfte des Gesellschafters beeinflussen jährlichen Einkommensteuersatz zusätzlich
  
  • 
positive Einkünfte, bspw. aus einem weiteren Arbeitsverhältnis, erhöhen das zu versteuernde Einkommen
  • 
negative Einkünfte, also Verluste, mindern die Steuerlast

Gewerbesteuer

Gewerbesteuerpflicht besteht grundsätzlich für alle gewerblich tätigen Unternehmen, unabhängig von der jeweiligen Rechtsform. Eine Ausnahme bilden bestimmte Berufsgruppen, die selbständig tätig sind, wie Steuerberater, Rechtsanwälte oder Künstler. Ansonsten gilt für alle gängigen Rechtsformen die Gewerbesteuerpflicht.

• Ausgangspunkt für Ermittlung der Gewerbesteuer ist Gewinn des Unternehmens
• wird um gewisse Kürzungen und Hinzurechnungen angepasst = Gewerbeertrag
• Personengesellschaften und Einzelunternehmen haben Freibetrag von 24.500 EUR auf Gewerbeertrag
  
  • Gewerbesteuer somit erst ab 24.501 EUR
  • bei Kapitalgesellschaften hingegen ab 1 EUR an

• Höhe der Gewerbesteuer ist neben Gewerbeertrag vom Hebesatz der jeweiligen Gemeinde abhängig

Körperschaftsteuer – relevant für Kapitalgesellschaften

Der Körperschaftsteuer, auch als „Einkommensteuer der Körperschaften“ bezeichnet, unterliegt der Gewinn der Körperschaften. insbesondere die GmbH, UG und die AG. Im Steuerrecht spricht man daher vom sog. Trennungsprinzip, da der Gewinn der Körperschaft unabhängig vom Gewinn der Anteilseigner, z.B. der Gesellschafter der GmbH, ermittelt und versteuert wird. Dieser Gewinn kann ausgeschüttet werden oder aber im Besitz der Körperschaft bleiben (thesauriert werden). Unabhängig davon ist der Gewinn eines Kalenderjahres stets mit dem Steuersatz von (derzeit) 15 % zzgl. Solidaritätszuschlag zu versteuern.



Erst bei Ausschüttung der Gewinne allerdings findet eine weitere Besteuerung auf Ebene der Anteilseigner statt. Diese haben dann die ausgeschütteten Gewinne mit 25 % Kapitalertragsteuer (sog. Abgeltungsteuer) zu versteuern. Im Gegensatz zur Personengesellschaft können die Anteilseigner jedoch entscheiden, wann Gewinne ausgeschüttet und somit versteuert werden sollen.

Steuerliche Fristen


Für die Abgabe von Steuererklärungen gibt es wie für Privatpersonen auch für Unternehmen Fristen.



Bis zum 10. des Folgemonats:

• Umsatzsteuervoranmeldungen und -zahlung
• Lohnsteueranmeldung und –zahlung


Bis zum 31.08.2021 ist 2019 abzugeben

• Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung


Bis zum 25. des Folgemonats:

• zusammenfassende Meldungen


Die Fristen können auf Antrag beim Finanzamt verlängert werden. Bei der Umsatzsteuer kann das Finanzamt z. B. eine Fristverlängerung um einen Monat gewähren (sog. Dauerfristverlängerung, siehe Umsatzsteuer). Die Umsatzsteuerjahreszahlung muss spätestens einen Monat nach Abgabe der Erklärung erfolgen.